Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

gretyl – Inhaber Lars Menger, mit Pension Villa Waldeck
Albtalstraße 41, 79837 St. Blasien
E-Mail: kontakt@villawaldeck.de
Telefon: +49 (0)152 5952 6662

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach [BITTE ERGÄNZEN: Speicherdauer laut Hostinger] gelöscht.

3. Anfragen und Reservierungen

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder unser Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Reisezeitraum, Personenzahl, gewünschte Zusatzleistungen und Ihre Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung Ihres Aufenthalts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Angaben aus dem Anfrageformular werden verschlüsselt an unseren Server übertragen und von dort per E-Mail an unser Postfach weitergeleitet; an die angegebene E-Mail-Adresse senden wir eine automatische Eingangsbestätigung. Server und Postfach werden von unserem Hoster (siehe Abschnitt 2) betrieben. Damit wir Ihnen ohne erneutes Abtippen ein Angebot schicken und eine zugesagte Anfrage in unsere Zimmerbelegung übernehmen können, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, gewünschtes Zimmer, Personenzahl, Reisezeitraum, Frühstückswunsch, Hundebegleitung, gewählte Zusatzleistungen und Abenteuer-Stufe in unserer Belegungsdatenbank; Ihre Nachricht wird dort nicht gespeichert. Schicken wir Ihnen ein Angebot, speichern wir es dort ebenfalls (Zimmer, Preise, unsere Texte), damit Sie es per Link annehmen können. Diese gespeicherten Anfragen und nicht angenommenen Angebote löschen wir automatisch nach sechs Monaten. Dasselbe gilt für Nächte bei uns, die Sie über ein selbst zusammengestelltes Angebot auf gretyl.net anfragen (z. B. den Schluchtensteig). Kommt eine Buchung zustande, führen wir sie in unserer Zimmerbelegung, solange es für den Aufenthalt und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Zum Schutz vor Spam speichern wir für höchstens 15 Minuten einen nicht rückrechenbaren Hashwert Ihrer IP-Adresse, um die Anzahl der Anfragen zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Über das Formular „Eine Frage an das Basislager“ (Link im Fußbereich der Seiten) übertragen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Frage, ggf. das Thema, zu dem Sie fragen, und die Seite, von der aus Sie fragen, verschlüsselt an unseren Server und leiten sie von dort per E-Mail an unser Postfach weiter. Eine Kopie bleibt nur in diesem Postfach; in unserer Belegungsdatenbank speichern wir nichts davon. Wir nutzen die Angaben ausschließlich, um Ihre Frage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Auch hier gilt der oben beschriebene Spamschutz.

Wenn Sie über den Stundenkalender auf unserer Seite „Seminarhaus“ (auch auf gretyl.net) einen Meeting- oder Arbeitsraum anfragen, übertragen wir Raum, Tag und Uhrzeit, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Unternehmen, die Personenzahl und Ihre Nachricht verschlüsselt an unseren Server und leiten sie von dort per E-Mail an unser Postfach weiter; an die angegebene E-Mail-Adresse senden wir eine automatische Eingangsbestätigung. Damit wir Ihnen ein Angebot schicken können, speichern wir diese Angaben – außer Ihrer Nachricht – in unserer Belegungsdatenbank. Schicken wir Ihnen ein Angebot, speichern wir es dort ebenfalls (Räume, Zeit, Preise, unsere Texte), damit Sie es per Link annehmen können. Gespeicherte Anfragen und nicht angenommene Angebote löschen wir automatisch nach sechs Monaten. Nehmen Sie ein Angebot an, führen wir die Buchung in unserer Raumbelegung und stellen Ihnen eine Rechnung, für die wir Ihre Anschrift benötigen; Rechnungen bewahren wir nach den steuerlichen Vorschriften auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Im öffentlichen Kalender ist nur zu sehen, ob ein Raum frei oder belegt ist. Auch hier gilt der oben beschriebene Spamschutz.

Stellen wir Ihnen eine Rechnung vor dem Aufenthalt oder der Raummiete, enthält unsere E-Mail einen Link zu einer Zahlungsseite auf unserer Website. Wählen Sie dort, was und wie Sie zahlen möchten (Anzahlung oder Gesamtbetrag, Überweisung oder online), speichern wir diese Wahl mit dem Zeitpunkt zur Rechnung, ebenso die eingegangenen Zahlungen. Wählen Sie die Online-Zahlung, leiten wir Sie auf eine Bezahlseite von Stripe weiter (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland) und übermitteln dafür Ihre E-Mail-Adresse, den Betrag und die Rechnungsnummer. Auf unserer Website selbst werden keine Inhalte oder Skripte von Stripe geladen; Ihre Zahlungsdaten geben Sie ausschließlich bei Stripe ein, wir erhalten sie nicht. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe. Stripe meldet uns, dass und wann die Zahlung eingegangen ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Für unsere interne Belegungsplanung führen wir Reservierungen und Buchungen von Zimmern und Meetingräumen (Name, Zeitraum, Zimmer, Raum bzw. Haus, Personenzahl, Buchungsweg, Preis und interne Notizen) sowie noch offene Anfragen (zusätzlich Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Angaben aus dem Formular, nicht aber Ihre Nachricht) in einem Kalender bei Notion Labs, Inc., 2300 Harrison Street, San Francisco, CA 94110, USA. Notion verarbeitet diese Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO); die Übermittlung in die USA ist durch die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Auftragsverarbeitungsvertrag mit Notion abgesichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Ihres Aufenthalts bzw. Bearbeitung Ihrer Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer zuverlässigen Belegungsplanung). Einträge zu Anfragen, aus denen keine Buchung wird, entfernen wir, sobald die Anfrage erledigt ist.

Bei der Anreise (Check-in) erfassen wir für die Gästemeldung und die Kurtaxe von jeder mitreisenden Person Vor- und Familienname, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit, auf Wunsch auch die Ausweisnummer, sowie vom Hauptgast Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Diese Angaben können Sie auch vorab über einen persönlichen Link aus unserer Buchungsbestätigung online eintragen; sie werden verschlüsselt an unseren Server übertragen und sind bis zum Anreisetag änderbar. Aus dem Geburtsdatum ergibt sich die Kurtaxe-Stufe (Kinder, Erwachsene). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz und der Kurtaxesatzung der Stadt St. Blasien; die für die Kurtaxe und die KONUS-Gästekarte erforderlichen Angaben übermitteln wir an die Stadt bzw. deren Meldesystem. Ihre Anschrift verwenden wir außerdem für die Rechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Check-in-Daten speichern wir in unserer Belegungsdatenbank und löschen sie automatisch ein Jahr nach Ihrer Abreise; Rechnungen bewahren wir nach den steuerlichen Vorschriften auf.

Während Ihres Aufenthalts können Sie über unsere Gästeseite (QR-Code im Zimmer oder persönlicher Link) Frühstück und Lunchpakete bestellen oder abbestellen und die Sauna buchen. Dabei speichern wir zu Ihrer Buchung je Tag, ob und für wie viele Personen Sie frühstücken, die gewählte Uhrzeit, die bestellten Lunchpakete, Ihre Saunatermine (Tag, Uhrzeit, Personenzahl) und – falls Sie ihn eingeben – Ihren Hinweis für die Küche (etwa zu Unverträglichkeiten; bitte nur, was wir für die Zubereitung wissen müssen). Jede Änderung geht zusätzlich per E-Mail an unser Postfach. Wir nutzen die Angaben, um das Frühstück vorzubereiten und um Bestellungen abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Angaben zu Unverträglichkeiten verarbeiten wir nur, weil Sie sie uns dafür mitteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Gästeseite setzt keine Cookies und zählt keine Besuche. Die Bestellungen löschen wir ein halbes Jahr nach Ihrer Abreise; was davon auf einer Rechnung steht, bewahren wir mit der Rechnung auf.

Wetter und Videos auf der Gästeseite: Die Wettervorhersage (Open-Meteo) sowie Titel und Vorschaubilder der Videos (ARD-Mediathek, YouTube) ruft unser Server ab; beim bloßen Ansehen der Gästeseite stellt Ihr Gerät dafür keine Verbindung zu diesen Anbietern her. Erst wenn Sie im Bereich „TV-Ersatz“ ein Video abspielen, lädt Ihr Gerät den Player des jeweiligen Anbieters (ARD-Mediathek bzw. YouTube im erweiterten Datenschutzmodus über youtube-nocookie.com) direkt von dessen Servern; dabei erhält der Anbieter technisch notwendige Daten wie Ihre IP-Adresse und kann nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen Cookies oder ähnliche Techniken einsetzen. Darauf weisen wir im Abspielfenster hin. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch das Antippen von „Abspielen“ (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Links zu anderen Mediatheken öffnen deren Website in einem neuen Fenster.

Zu Ihrer Buchung schicken wir Ihnen per E-Mail Hinweise zur Anreise (etwa zwei Tage vorher) und nach Ihrer Abreise ein bis zwei Nachrichten mit unserem Dank – auch automatisch zu festen Zeitpunkten. Dafür verwenden wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Daten Ihres Aufenthalts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Nachrichten nach der Abreise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an der Pflege der Gästebeziehung). Möchten Sie diese Nachrichten nicht, genügt eine kurze Antwort auf eine unserer E-Mails. Über einen persönlichen Link in den Anreise-Hinweisen können Sie uns Ihre ungefähre Ankunftszeit und auf Wunsch einen kurzen Satz dazu mitteilen; das speichern wir zu Ihrer Buchung und erhalten es zusätzlich per E-Mail. Wir nutzen es nur, um bei Ihrer Ankunft da zu sein, und löschen es mit den übrigen Buchungsdaten.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Newsletter „Brotkrumen von gretyl“

Wenn Sie sich für unseren Newsletter „Brotkrumen von gretyl“ anmelden (im Anfrageformular von villawaldeck.de oder im Anmeldefeld auf gretyl.net), verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und – falls angegeben – Ihren Namen, um Ihnen etwa einmal im Monat Wege, Gedanken, kleine Aufgaben und gelegentlich Neuigkeiten aus dem Basislager zu schicken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst danach sind Sie eingetragen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung, den Anmeldeweg, den Wortlaut der Einwilligung und einen nicht rückrechenbaren Hashwert Ihrer IP-Adresse. Nicht bestätigte Anmeldungen verfallen nach 30 Tagen.

Gästen der Pension Villa Waldeck schicken wir den Newsletter auch ohne gesonderte Anmeldung, wenn wir ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einer Buchung erhalten und sie dabei auf den Newsletter und ihr Widerspruchsrecht hingewiesen haben (§ 7 Abs. 3 UWG). Rechtsgrundlage ist dann unser berechtigtes Interesse, unsere Gäste über eigene, ähnliche Angebote zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Der Newsletter wird von unserem eigenen Server und Postfach bei unserem Hoster (siehe Abschnitt 2) versendet; wir nutzen keinen externen Newsletter-Dienst und werten weder Öffnungen noch Klicks aus.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen bzw. widersprechen – über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per E-Mail an brotkrumen@villawaldeck.de. Nach der Abmeldung verwenden wir Ihre Adresse nicht mehr für den Newsletter; zum Nachweis der früheren Einwilligung und der Abmeldung bewahren wir den Eintrag noch bis zu drei Jahre auf.

5. Keine Cookies, datensparsame Besucherstatistik

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste Dritter. Schriften und Icons werden lokal von unserem Server geladen; es findet keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) statt.

Besucherstatistik (Matomo): Um zu verstehen, welche Seiten gelesen werden und wie unsere Angebote ankommen, nutzen wir die Open-Source-Software Matomo. Sie läuft auf unserem eigenen Webspace bei unserem Hoster (siehe Abschnitt 2) unter statistik.gretyl.net; die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Matomo ist so eingestellt, dass keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit, die Verweildauer, die Seite, von der Sie zu uns kommen, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Bildschirmauflösung sowie einzelne Aktionen auf unseren Seiten (z. B. das Öffnen des Verfügbarkeitskalenders oder das Absenden einer Anfrage – nicht aber deren Inhalt). Ihre IP-Adresse wird sofort gekürzt (die letzten zwei Bytes werden entfernt), sodass sie keiner Person mehr zugeordnet werden kann. Die einzelnen Besuchsdaten löschen wir nach sechs Monaten; danach bleiben nur zusammengefasste Zahlen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung, um unsere Website und unsere Angebote zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen: Statistik für diesen Browser abschalten. Dabei wird – auf Ihren Wunsch – ein kleiner Merker in Ihrem Browser gespeichert, damit Ihre Besuche auf dieser Website künftig nicht mehr erfasst werden. Löschen Sie die Website-Daten Ihres Browsers, ist auch der Merker entfernt.

6. Externe Links

Unsere Kontaktseite verlinkt auf OpenStreetMap. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Für dessen Datenverarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

Außerdem verlinken wir auf unseren WhatsApp-Kanal. Wir binden dafür keine WhatsApp-Inhalte ein; erst wenn Sie den Link anklicken, werden Daten an WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland) übertragen. Wenn Sie dem Kanal folgen, gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Ihre Telefonnummer ist dabei weder für uns noch für andere Follower sichtbar.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.